事務アシスタント（パートタイム） - Coral Gables Museum

の Coral Gables Museum 博物館の日常業務に不可欠なサポートを提供する、非常に組織的で細部にまで気を配れるパートタイムの管理アシスタントを募集しています。

理想的な候補者は、強力な管理スキル、優れたコミュニケーション能力、QuickBooks の熟練度、スタッフのスケジュール管理の経験を備えている必要があります。この役割には、複数のタスクを効率的に管理し、前向きでプロフェッショナルな博物館環境に貢献できる積極的な人材が必要です。

責任:

一般的な管理サポート:

• 電話応対、通信の管理、訪問者の応対など、一般的な管理サポートを提供します。
• 物理的および電子的なオフィスファイルと記録を維持および整理します。
• 予定をスケジュールし、カレンダーを管理します。
• レポート、プレゼンテーション、その他の文書の作成を支援します。
• 事務用品の注文と管理。
• 受信メールと送信メール、および配達を処理します。

財務管理:

• QuickBooks を利用して買掛金と売掛金を管理します。
• 請求書と支払いを処理します。
• 銀行取引明細書を照合します。
• 必要に応じて財務レポートを生成します。
• 予算の追跡と経費管理を支援します。
• 正確な財務記録を維持します。

スタッフスケジュール:

• 博物館の運営に十分な対応ができるよう、パートタイムの時給スタッフのスケジュールを作成および管理します。
• スタッフの空き状況と休暇申請を追跡します。
• スケジュールの変更をタイムリーにスタッフに伝えます。
• スタッフの勤務時間を正確に記録します。
• 部門マネージャーと連携して、適切な人員配置を確保します。

博物館サポート:

• イベントの調整と準備を支援します。
• 博物館のプログラムや活動をサポートします。
• データ入力とデータベース管理を支援します。
• 会員データの入力とメンテナンスを支援します。

その他の職務:

• 博物館の常務理事から割り当てられたその他の職務を遂行する。

資格:

• 高校卒業資格または同等の資格が必要。準学士または学士号が望ましい。
• 最小の 2 管理経験年数1年。2
• QuickBooks の熟練度は必須です。
• パートタイムの時間給スタッフのスケジュール管理の経験。
• Microsoft Office Suite (Word、Excel、Outlook) に関する深い知識。
• 優れた組織力と時間管理能力。
• 優れた文章および口頭でのコミュニケーション能力。3
• 独立して、またチームの一員として働く能力。
• 細部と正確さへの注意。
• 機密性を維持する能力。
• 歴史や芸術への興味があれば尚可です。
• 英語とスペイン語のバイリンガルであれば尚可。

労働条件:

• これは柔軟な勤務時間のパートタイムのポジションです。
• 作業は博物館のオフィス環境で行われます。